ICA Supermarket gjorde stora besparingar när personalplaneringen optimerades

Butiken i Trollbäcken utanför Stockholm brottades med vikande omsättning och bristande effektivitet. Då anlitades TIL-Tids personalkonsulter och tillsammans med handlaren kunde man komma till rätta med problemen.

Lars Andreasson ICA Supermarket Trollbäcken

 

Livsmedelsbutiken i det lilla närortscentrumet har funnits sedan 1999 då huset byggdes. Från början var det en Rimi-butik, som då var ett av ICAs lågpriskoncept.

– Det har inneburit att vi redan från start inriktat oss på effektiv drift och låga omkostnader, men med tiden har det förändrats till att vi fokuserat mer på kundservicenivån, förklarar Lars Andreasson, handlare på ICA Supermarket Trollbäcken.

 

Rimi avvecklades i Sverige år 2003 och kvarvarande butiker blev ICA Supermarket, men varumärket finns kvar i Norge och de baltiska staterna. Konkurrensen i Tyresö-området är enligt handlaren stenhård. Flera konkurrerande kedjor har butiker i närheten.

– Dessutom finns Sveriges största ICA-butik endast sex kilometer härifrån, tillägger Lars Andreasson.

 

Med strax över 30 000 kunder i månaden och drygt tjugo anställda är personalplanering en central del i verksamheten. Schemaläggningen och genomförandet av den sköts i TIL-Tid.

– Uppföljningsrapporterna är till stor hjälp för mig. Det gäller också personalportalen, förklarar Lars Andreasson och tillägger:

– Med personalportalen och TIL-Tid sköter det nästan sig självt. Jag sparar mycket tid och undviker stress.

 

TIL-Tid och personalportalen innebär bland annat att handlaren kan lägga ut vakanta arbetspass som sedan personalen kan boka in sig på direkt via en app i mobilen. I personalportalen byter även medarbetarna pass med varandra, ansöker om ledighet och tar del av viktig internkommunikation, allt med läskvittenser så att inga missförstånd uppstår.

Under en tid har ICA Supermarket sett en trend där försäljningen sjunkit och kostnaderna stigit. Handlaren började inse att det var dags att göra förändringar, både i ledningsgruppen och hur medarbetarnas arbete var organiserat.

– Men jag kände att jag inte riktigt mäktade med det projektet på egen hand, med allt vad det innebär, konstaterar Lars Andreasson.
Han beslöt att kontakta TIL-Tids personalkonsulter, som är erfarna experter både när det gäller personalfrågor och att effektivisera butiksarbete.

– Vi satte oss ned och tog ett helhetsgrepp på verksamheten. Efter ett par möten stod det klart för mig att vi behövde sätta tydliga upp mål och genomföra flera resultatförbättrande förändringar, berättar Lars Andreasson.

 

Efter att personalkonsulterna analyserat verksamheten togs en handlingsplan fram, som bland annat innefattade ändrade arbetstider, ny schemaläggning och nya roller i ledningsgruppen.

– Det blev väldigt tydligt att vi tidigare inte hade en effektiv tidsplanering fullt ut. Exempelvis var vi överbemannade när det gäller spetskompetens mitt på dagen, medan vi inte var det efter fyra och under kvällstid, då de flesta av kunderna kommer och handlar, berättar Lars Andreasson.

 

Personalkonsulternas omarbetade schemaläggning har inneburit att butiken kunnat spara in över 50 timmar i veckan samtidigt som servicen till kunderna höjts. När nu nya arbetsrutiner är införda och rollfördelningen förändrad är ledordet förbättring genom hela verksamheten.

– Vi har fått bättre arbetsflöde, bättre service till kunderna och, inte minst, jag har fått ordning på allting vad gäller personalfrågor och anställningar, säger Lars Andreasson.

 

Handlaren på ICA Supermarket Trollbäcken är benägen att rekommendera TIL-Tids personalkonsulter till butiker som har liknande behov.

– Absolut, om jag investerar 100 000 kronor och får tillbaka 700 000 kronor på ett år, samtidigt som min omsättning höjs och kunderna blir nöjdare, då är det inte mycket att diskutera, avslutar Lars Andreasson.

 

Butik: ICA Supermarket Trollbäcken
Ort: Tyresö, Stockholm
Ägare: Lars Andreasson
Antalet medarbetare: 21
Produkter: TIL-Tid, personalportal
Webbadress: http://www.ica.se/trollbacken

 

© 2015 SEV Tidsystem AB. Alla rättigheter förbehållna.