ICA Supermarket Mariehem personalplanerar och expanderar med TIL-Tid

I landets tolfte största tätort, Umeå, ligger ICA Supermarket Mariehem. Butiken som startade redan 1966 har gått i arv och drivs nu av andra generationens handlare. De står inför stora utmaningar i och med att verksamheten expanderar kraftigt.

Stadsdelen Mariehem ligger inte långt från Umeå universitets campus-område. Bebyggelsen är blandad och utgörs av villor, flerbostadshus och studentboenden. ICA Supermarket Mariehem, som alltså funnits på samma plats sedan 1960-talet, driver bland annat en uppskattad cateringverksamhet och har en bemannad charkdisk. Två av de faktorer som gör butiken populär. Med sina 60 anställda har butiken sin beskärda del utmaningar när det gäller personalplanering.

 

Bobo Dahlberg

 

– Min största utmaning är att parera toppar och dalar i kundtillströmningen så att vi är bemannade på ett kostnadseffektivt sätt samtidigt som vi håller en hög servicenivå, säger, Bobo Dahlberg, administrativ chef på ICA Supermarket Mariehem.

 

Förutom stor- och lönehelger nämner han även att olika evenemang ställer höga krav på effektiv tidsplanering och optimal resursallokering för butiken. Ett exempel är världens största festival i sitt slag, Brännbollyran. Förra året lockade evenemanget 13 000 besökare och förutom bollspel erbjuds deltagarna dansant underhållning av kända musikartister. I år går evenemanget av stapeln i slutet av maj och gästas av bland andra Sebastian Ingrosso, Timbuktu och Icona Pop.

– Vi har i genomsnitt 16 000 kunder i veckan. I samband med händelser som Brännbollyran är TIL-Tid mycket viktigt för att jag ska kunna säkerställa att vi har rätt antal medarbetare på plats de dagar då antalet kunder ökar markant, säger Bobo Dahlberg.

 

När det gäller specifika funktioner i TIL-Tid som den administrative chefen har mest nytta av framhåller han möjligheten att kunna använda så kallad spegelplanering. Det innebär att användaren fritt kan laborera med en kopia av den aktuella arbetsschemaläggningen för att på så sätt ha full kontroll över behov och resurser.

– Det ger mig möjlighet att kunna prognostisera personalplanering framåt i tiden och framförallt hålla kolla på att vi håller den fastställda timbudgeten, säger Bobo Dahlberg.

 

Det innebär med andra ord att TIL-Tid kapar kostnader åt verksamheten och därigenom ökar lönsamheten.

– Absolut. Jag har tio års erfarenhet av personaladministration och TIL-Tid är det tredje systemet i ordningen som jag använder. Det är avgjort mest lättarbetat och ger bäst resultat av de lösningar jag jobbat med, säger Bobo Dahlberg.

 

En av flera specifika punkter som TIL-Tid skiljer sig från andra motsvarande verktyg är att den interaktiva grafiska planeringsvyn samt att systemet automatiskt anpassar arbetstider och avtal för varje medarbetares löneunderlag.

– Att sådant som sociala avgifter, ob-tillägg och resetillägg hanteras av TIL-Tid gör att jag enklare kan schemalägga personalen och förutse de faktiska kostnaderna i förväg, säger Bobo Dahlberg.

 

ICA Supermarket Mariehem använder personalportalen ihop med TIL-Tid. Det minskar den administrativa bördan och sparar en massa tid åt den som ansvarar för bemanningen.

– Jag skulle vilja påstå att portalen och appen är guds gåva till personalplaneraren. Det är en enorm skillnad mot förut då vi var tvungna att ringa in personal, för att ta ett exempel, säger Bobo Dahlberg.

 

TIL-Tids personalportal används inte bara för att avisera lediga pass via mobil-appen till personalen eller ta emot ledighetsansökningar direkt in i systemet.

– Det är mycket smidigt att vi kan skicka ut viktig information till samtliga som jobbar hos oss och sedan via läskvittenser kontrollera att de verkligen läst texterna, förklarar Bobo Dahlberg.

 

Den som är bra på huvudräkning får fort fram att ICA Supermarket Mariehem jubilerar i år och fyller jämt.

– Det stämmer, vi fyller 50 år 2016 och det tänker vi fira på olika sätt, framförallt genom att vi flyttar till nya lokaler och då blir en Kvantum-butik, förklarar Bobo Dahlberg.

 

Cirka 200 meter från den nuvarande butiken färdigställs de nya lokalerna som invigs i september 2016. Expansionen är rejäl och butiksytan utvidgas från dagens 950 kvadratmeter till hela 2 600 kvadratmeter.

– Vi har redan börjat rekrytera och självklart kommer vi att fortsätta använda TIL-Tid och personalportalen i den nya butiken. Jag har redan satt igång och personalplanera i systemet inför att vi att utökar antalet anställda och timvikarier, avslutar Bobo Dahlberg, administrativ chef på ICA Supermarket Mariehem.

 

Butik: ICA Supermarket Mariehem
Ort: Umeå
Ägare: Sara Brodin och Marcus Holmgren
Antalet medarbetare: 60
Produkter: TIL-Tid, personalportal
Webbadress: http://www.ica.se/mariehem

© 2015 SEV Tidsystem AB. Alla rättigheter förbehållna.