Bakgrunden
ICA Supermarket Teg är en av Umeås största livsmedelsbutiker med närmare 16 000 kunder varje vecka och totalt 60 medarbetare i olika anställningsformer. Namnet Superteg har blivit ett sorts varumärke med eget emblem.
– Det var en anställd som några år sedan gjorde en förkortning. Den har fastnat och nu är Superteg etablerat i folkmun. Det är lite som vår egen maskot, förklarar Kicki Lönnback, driftledare på ICA Superteg.
Utmaningen
Med variationer i kundflöden och avdelningar som påverkas olika av säsong och kampanjer är det en utmaning att alltid ha rätt bemanning på rätt plats vid rätt tidpunkt. Tillbaka i tiden byggde planeringen på gedigen erfarenhet och manuella processer, vilket kunde innebära onödig stress och ogynnsam resursfördelning. ICA Superteg behövde ett system som gav bättre framförhållning och trygg planering baserat på fakta – inte förhoppningar.
– Jag har jobbat med de här frågorna i 24 år och anser att den verksamhet som inte använder Tiltids behovsplanering inte drat nytta av systemet fullt ut. Att slippa göra allt manuellt och ha en trygg schemaläggning i ryggen är numera en självklarhet för oss, säger Kicki Lönnback på ICA Superteg.
Lösningen
Genom att använda behovsplaneringen i Tiltid kan butiken skapa scheman baserade på försäljningsdata och justera bemanningen efter faktiska kassaflöden. Systemet ger en tydlig överblick över hur bemanningen kan fördelas och var det finns behov av extra resurser. Planeringen kan uppdateras enkelt när försäljning eller andra förutsättningar förändras.
– Vi ser direkt hur bemanningen bör justeras när kundflödet ändras. Det är bara att öppna Tiltid och följa prognosen, säger Kicki Lönnback på ICA Superteg och fortsätter:
– Jag sparar mycket administrativ tid med behovsplaneringen. Förr brukade det ta mig minst tre arbetsdagar att göra klart personalplaneringen inför julen, som ju alltid är hektisk. Nu gör jag det utan stress på en dag, konstaterar hon.
Resultaten
Efter införandet av behovsplaneringen i Tiltid märker ICA Superteg flera tydliga förbättringar: Tryggare bemanning baserad på faktisk försäljning.
Bättre kontroll över kostnader och övergripande budget.
Mindre oönskad övertid och färre stressiga toppar.
Betydligt mindre tid går åt till att administrera scheman.
– Bemanningen är mycket mer träffsäker än tidigare. Det blir ett jämnare tryck i arbetet även under stressiga dagar, säger Kicki Lönnback på ICA Superteg.
Nästa steg
Butiken planerar att vidareutveckla sitt arbetssätt genom att inkludera fler avdelningar i behovsplaneringen och dra nytta av de möjligheter Tiltid erbjuder för helhetsstyrning av bemanning och kostnadskontroll.
– Jag skulle absolut rekommendera andra butiker att använda Tiltid och behovsplaneringen. Det ger en helt annan kontroll över bemanning, arbetsmiljö och budget. Det är även mitt tips till den som är ny i rollen som personalplanerare att gå direkt till behovsplaneringen utan passera det manuella stadiet, avslutar Kicki Lönnback, driftledare på ICA Superteg i Umeå.
Vill du veta hur Tiltid kan hjälpa din verksamhet att spara tid och pengar? Kontakta oss för en demonstration på https://tiltid.se/kontakt