Så sänker ICA Kvantum Stenungsund kostnader och frigör tid
Bakgrunden
ICA Kvantum Stenungsund är kommunens största livsmedelsbutik om cirka 2 500 kvadratmeter och 13 heltidsanställda. Det totala antalet medarbetare är cirka 80 personer. Med högt kundflöde under helger och säsongstoppar har butiken behov av en schemalösning som kan matcha bemanningen mot verkliga behov — utan att belasta schemaläggarna med ökat administrativt arbete.
Utmaningen
- Kundflödena varierade väsentligt mellan vardagar, helger och säsonger.
- Det saknades koppling mellan försäljningsdata från kassorna och personalplaneringssystemet.
- Schemaansvariga saknade systemstöd för att kontrollera att arbetspass följde arbetstidslagen och gällande avtal.
- Förändringar och korrigeringar kunde innebära stress och felbemanning.
ICA Kvantum Stenungsund bytte 2019 till Tiltid efter att under några år använt en konkurrerande lösning.
– Vi ville få en schemaläggning som är rätt från början — både för vår kostnadskontroll och arbetsmiljö, säger Maria Magnusson Olsson, butikschef på ICA Kvantum Stenungsund.
Lösningen
Butiken valde Tiltid för att få en helhetslösning för behovsplanering, schemaläggning och uppföljning. Införandet började med en utbildning ledd av Tiltid, där schemaläggarna fick lära sig att skapa prognoser baserat på försäljningsdata.
– Det var superenkelt att komma i gång behovsplaneringen via den webbaserade utbildningen och stöd från Tiltids kundansvariga, säger Maria Magnusson Olsson, på ICA Kvantum Stenungsund
Tiltid integrerades direkt med butikens kassasystem och lönesystem, vilket innebär att försäljningsresultat, personalbehov och löneunderlag hänger ihop automatiskt.
Resultaten
Redan första månaden efter införandet av Tiltids integrerade behovsplanering märktes skillnaderna:
- Automatiserade prognoser baserat på faktisk försäljning.
- Matchning mellan bemanning och kundflöde med prognosstyrda scheman.
- Färre manuella justeringar och mindre administrativ stress.
- Ökad kostnadskontroll och bättre uppföljning.
– Med behovsplaneringen i Tiltid håller vi budget, samtidigt som servicenivån ökar och vi märker även att arbetsmiljön blivit bättre än tidigare, säger Maria Magnusson Olsson och fortsätter:
– Min erfarenhet är att personalen säger till direkt om jag planerar fel. Men med våra nya rutiner rullar det på fantastiskt bra, säger hon.
Nästa steg
ICA Kvantum Stenungsund planerar nu att utöka användningen av Tiltid och behovsplaneringsmodulen.
– Vi vill ytterligare optimera bemanningen genom att integrera fler avdelningar än kassalinjen, avslutar Maria Magnusson Olsson, butikschef på ICA Kvantum Stenungsund.
Vill du veta hur Tiltid kan hjälpa din verksamhet att spara tid och pengar?
Kontakta oss för en demonstration på https://tiltid.se