Digitala avtal frigör tid på ICA Supermarket Järna
Bakgrunden
Varje år rekryterar ICA Supermarket Järna nya medarbetare inför sommaren. Samtidigt ska tidsbegränsade anställningar förlängas och nya avtal skrivas. Tidigare kunde processen ta flera dagar. I dag är samma arbete klart på omkring 30 minuter – samtidigt som butiken har bättre kontroll över dokumentationen och känner sig trygg med att följa gällande regler.
Anna Lindberg är ICA-handlare på ICA Supermarket Järna. Tillsammans med sin man Tomas har hon drivit butiken sedan år 2000. Butiken omsätter omkring 95 miljoner kronor per år, har cirka 41 medarbetare och tar emot närmare 10 000 kundbesök varje vecka.
Som i många andra livsmedelsbutiker varierar bemanningen under året. Inför sommaren anställs nya medarbetare, samtidigt som andra får sina tidsbegränsade anställningar förlängda. Det innebär många anställningsavtal som ska hanteras under en kort period.
Utmaningen
Tidigare skapades anställningsavtalen i Tiltid, skrevs ut på papper och behövde sedan skrivas under på plats. För varje nyanställning eller avtalsförlängning skulle möten bokas och underskrifter samlas in manuellt.
När många medarbetare skulle erbjudas nya avtal efter sommaren blev processen både tidskrävande och svår att hålla ihop.
– Jag fick skriva ut alla avtal och boka tider med var och en. Innan jag fått ihop alla underskrifter kunde det gå två till tre dagar, berättar Anna Lindberg.
Resultatet blev mycket administration, påminnelser och ibland avtal som behövde jagas in i efterhand.
Lösningen
När ICA Supermarket Järna började använda Kivra-integrationen i Tiltid förändrades hela arbetsflödet.
Anställningsavtalen skapas i Tiltid och skickas direkt därifrån via Kivra för digital signering med BankID. När avtalet är signerat finns det automatiskt kvar i Tiltid tillsammans med övrig personaldokumentation.
För medarbetare under 18 år kan även vårdnadshavare signera digitalt, vilket gör att hela processen är klar redan innan den första arbetsdagen. De som signerar behöver inte ha ett Kivra-konto, däremot BankID.
– Jag lägger bara in personen i Tiltid och skickar ut avtalet. När vi träffas för att lämna ut arbetskläder är allt redan påskrivet, säger Anna Lindberg.
Samma arbetsflöde används även för tillfälliga anställningsbevis. Genom att hantera avtal, signering och dokumentation i ett sammanhållet flöde sparar butiken tid samtidigt som administrationen blir betydligt enklare.
Resultaten
Den största vinsten är den tid som frigörs. Det som tidigare kunde cirka 16 timmars arbete tar i dag ungefär 30 minuter. Samtidigt har butiken fått betydligt bättre kontroll över sina anställningsavtal och tillfälliga anställningsbevis.
– Jag behöver inte längre jaga folk eller boka tider. Jag ser direkt vilka som har skrivit under och kan enkelt skicka en påminnelse om någon missat det, säger Anna Lindberg.
Den digitala processen innebär också en större trygghet när det gäller dokumentation och efterlevnad av gällande regler.
– Nu känner jag att vi gör allting rätt. Inför facket kan jag visa att vi följer reglerna till punkt och pricka. Det känns väldigt skönt, berättar Anna Lindberg.
Även de nyanställda uppskattar det digitala arbetssättet.
– Många gör sitt första jobb hos oss. De är vana vid BankID och digitala tjänster. Jag tror att de upplever hanteringen som både enkel och professionell, säger Anna Lindberg.
Konkreta vinster
- Administrationstiden för anställningsavtal har minskat från cirka 16 timmar till omkring 30 minuter.
- Anställningsavtal skapas i Tiltid och skickas direkt via Kivra för digital signering.
- Signerade avtal lagras automatiskt i Tiltid tillsammans med övrig personaldokumentation.
- Tillfälliga anställningsbevis hanteras i samma arbetsflöde.
- Bättre kontroll över dokumentation och efterlevnad av gällande regelverk.
- En mer professionell upplevelse för både nya medarbetare och vårdnadshavare.
Nästa steg
ICA Supermarket Järna fortsätter att digitalisera personaladministrationen. Allt fler processer hanteras digitalt och i molnet, vilket gör arbetet både enklare och mer flexibelt. För handlaren Anna Lindberg handlar lösningen om mer än digital signering. Det handlar om ett system som hon litar på och som har utvecklats tillsammans med butikens behov under många år.
Nyligen kontaktades hon av en annan systemleverantör som ville presentera en alternativ lösning för bland annat avtalshantering.
– Jag sa direkt att det aldrig kommer att hända. Jag har använt Tiltid sedan 2003 och jag kommer aldrig att byta. För mig sparar lösningen massor av tid samtidigt som jag vet att vi gör allting rätt, avslutar Anna Lindberg.
Läs mer om Tiltid x Kivra här