Bakgrunden
Varje sommar dubblar ICA Maxi Visby personalstyrkan för att möta turistanstormningen. Personalplaneringen byggs bland annat på förra årets verkliga bemanning i Tiltid och informationen når alla cirka 200 medarbetarna via Hubber.
– De som varit här länge har sagt att förra sommaren är den bästa högsäsongen vi haft. Det är klart att många faktorer spelar in, men Tiltid x Hubber var definitivt oumbärliga delar av det, förklarar han.
Nu står en ny turistinvasion för dörren. För ICA Maxi Visby börjar sommaren långt innan de första semesterfirarna anländer till Gotland. Med ett hundratal nya medarbetare, kraftigt ökade kundflöden och årets viktigaste försäljningsveckor framför sig krävs både noggrann planering och tydlig kommunikation.
– Vår HR-chef jobbar mer eller mindre oavbrutet med sommarens personalplanering från nyår och framåt, säger Johan Larsson, butikschef på ICA Maxi Visby.
Utmaningen
Rätt antal medarbetare räcker inte. Rätt kompetens måste stå på rätt plats vid rätt tidpunkt, i ett kundflöde som inte liknar resten av året.
– Vecka 25 är unik för oss. Vi har vår största dag på hela året då, men den fungerar inte alls som resten av sommaren. Därför är det viktigt att kunna gå tillbaka och se exakt hur vi gjorde tidigare år, säger Johan Larsson.
Samtidigt ska ett hundratal säsongsanställda introduceras på kort tid och få rätt information från dag ett. Johan Larsson har arbetat i flera planeringssystem inom dagligvaruhandeln och vet vad det kostar i administration när systemet inte är byggt för butik.
– Jag arbetade några år i SoftOne. Det var ett komplext system med mycket HR-funktionalitet, men det var inte användarvänligt för butik. Jag var väldigt glad när jag fick komma tillbaka till Tiltid, berättar han.
Lösningen
ICA Maxi Visby planerar och schemalägger i Tiltid. När Johan Larsson bygger schemat för vecka 25 utgår han från hur det faktiskt såg ut förra året. Tiltid genererar grundschemat utifrån behov och verklig bemanning. Johan Larsson finjusterar i stället för att börja från noll.
– Alla hårda fakta finns i Tiltid. När jag planerar en viktig period kan jag gå tillbaka och se hur vi gjorde året innan. Det sparar så mycket tid, säger Johan Larsson.
Internkommunikationen går genom Hubber. Nyheter, checklistor och introduktionsmaterial samlas på ett ställe som varje medarbetare har i mobilen. Johan Larsson har själv skapat en kanal för nyanställda där han delar tips och råd om arbetsmoment och drift, direkt från butikschefen, utan mellanled.
Resultaten
Kombinationen av effektiv personalplanering och ökad kommunikation har blivit ett avgörande stöd i en verksamhet där marginalerna ofta är små och tempot högt.
Med Hubber har den interna kommunikationen på ICA Maxi Visby utvecklats radikalt. När medarbetarna får bättre tillgång till information och kan ge feedback uppstår större förståelse för helheten. För Johan Larsson handlar effekten inte bara om effektivare arbetssätt. När planering, introduktion och information fungerar för alla medarbetare skapas också förutsättningarna för bättre kundupplevelser.
– Med Hubber upplever personalen att de får rätt information, vilket är något helt nytt. Det skapar engagemang och ger oss också resultat på sista raden. När vi har så många nya medarbetare inne under sommaren blir det extremt viktigt att alla förstår vad som ska göras och vad som har blivit gjort, säger Johan Larsson.
Konkreta vinster
- Effektivare schemaläggning och kontroll över bemanningen.
- Historiska data ger viktiga beslutsunderlag inför högsäsong.
- Minskad administration för chefer och personalplanerare.
- Tydligare internkommunikation och starkare gemenskap.
- Bättre förståelse och samarbete mellan avdelningarna
- Stärkt kundupplevelse genom ökat engagemang.
Nästa steg
ICA Maxi Visby fortsätter utveckla arbetet med både planering och intern kommunikation. Målet är att ytterligare förenkla vardagen för både chefer och medarbetare samtidigt som verksamheten står väl rustad inför framtida tillväxt och kommande säsongstoppar. En planerad uppdatering av Hubber innebär att kopplingen mellan personalplaneringen och kommunikationen blir mer automatiserad.
– Kombinationen av planering och kommunikation är mycket viktig för oss. När vi har rätt bemanning och alla vet vad som ska göras blir det bättre både för personalen och för kunderna, avslutar Johan Larsson, butikschef på ICA Maxi Visby
Vill du veta mer om hur Tiltid x Hubber kan lyfta din verksamhet?
Kontakta oss här!